Подготовка акта сверки взаимных соглашений часто не получает должного внимания. И зря — ведь именно правильно исполненный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при согласовании взаимных договоренностей и как правильно составить акт?
Составление акта примирения взаимных сделок обычно требуется в том случае, если два юридических лица должны удостоверять переводы, совершенные между ними. Чаще всего такие выверки производятся на основе конкретных контрактов или счетов-фактур, также возможны выверки на основе контрактов на определенный период времени.
Стоит отметить: несмотря на то, что этот документ не является обязательным и создается только по взаимному соглашению сторон, он является общим во всех сферах деятельности и используется большинством организаций.
Инструкция по заполнению акта сверки
В «шапке» необходимо ввести данные о периоде, за который выполняется акт сверки, а также указать договор, послуживший основанием для создания этого документа. Здесь также необходимо ввести названия компаний в соответствии с учредительными документами (можно без реквизитов типа КПП, ИНН, ОГРН и так далее).
Вторая часть документа включает таблицу, в которую каждая сторона вносит информацию, содержащуюся в их счетах, для переводов по рассматриваемому соглашению или за определенный период времени. Они должны точно совпадать. Под таблицей каждая компания указывает размер доступного долга. Эти данные тоже должны совпадать. Если долга нет, это необходимо указать письменно.
В заключение документ должен быть подписан руководителями компаний с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Документ, оформленный по всем правилам делопроизводства, при наличии подписей администраторов компаний, приобретает юридическую силу.
Когда составляется акт сверки
Нормативные документы содержат лишь косвенное указание на необходимость составления акта сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по бухгалтерскому учету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. 34н указано, что перед составлением годовой финансовой отчетности необходимо провести инвентаризацию нормативных актов со всеми контрагентами. Речь, очевидно, идет о контрагентах, с которыми в прошлом году были отношения, а также о тех, с которыми сделок не было, но есть расчетные остатки.
Если в налоговом учете создается резерв сомнительных долгов, инвентаризация кредитов должна проводиться в конце каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п.4 ст. 266 НК РФ). Российская Федерация).
Кроме того, материнская компания может создать расчетный инвентарь для своих дочерних компаний. Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть указаны в контракте с контрагентом.
Акт сверки балансов, подписанный обеими сторонами, является наиболее надежным подтверждением баланса балансов с контрагентом. Кроме того, если в бухгалтерском учете и отчетности отражена значительная сумма, не подтвержденная отчетом о сверке, аудитор вряд ли ее признает.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Своевременно и правильно составленный акт сверки договоров с контрагентами позволяет устранить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.
Если задолженность, отраженная в акте сверки, соответствует данным организации и данным контрагента, это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом правильно и своевременно отражаются в учете и операциях по отгрузке товаров, выполнению услуг, выполнение работ, прием и перевод денежных средств не теряются и не «дублируются».
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в учете, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме того, если должник организации подписывает документ, он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свой долг.
- Акт сверки договоренностей с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после истечения срока их давности.
- Акт сверки сделок с контрагентами может быть использован при обращении в суд для взыскания с контрагента задолженности за поставленные товары или оказанные услуги.
Сроки подписания акта сверки взаиморасчетов
Как правило, при составлении акта стороны самостоятельно согласовывают сроки его подписания. Поскольку регистрация осуществляется на добровольной основе, здесь нет строгих ограничений со стороны законодательства. Срок определяется исключительно сторонами. Если эта информация не указана в документе, срок необходимо указать в сопроводительном письме.
Как уже было сказано, в сопроводительном письме необходимо указать, сколько дней у контрагента есть для подписания акта. Если с вашей стороны не было предпринято никаких действий, вы можете отправить документы заказным письмом с уведомлением о получении.
Следовательно, если дело дойдет до суда, у составителя акта будут документальные доказательства того, что он пытался разрешить ситуацию мирным путем.
Практика показывает, поскольку составление акта сверки не является обязательным, некоторые организации вообще отказываются от этой процедуры. Однако многие компании уже оценили преимущества написания этого документа.