12 простых приёмов для ускоренной работы в Excel

1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если новые данные появляются на листе для построенной диаграммы и их нужно добавить, просто выберите диапазон с новой информацией, скопируйте его (Ctrl + C), а затем вставьте прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных имен (Иванов Иван Иванович), которые вам нужно превратить в короткие имена (Иванов II). Для этого вам просто нужно начать рукописный ввод желаемого текста в соседнем столбце. Во второй или третьей строке Excel попытается предсказать наши действия и автоматически выполнит дальнейшую обработку. Все, что вам нужно сделать, это нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут мгновенно преобразованы. Точно так же вы можете извлекать имена из писем, вставлять имена из фрагментов и т.д.

3. Копирование без нарушения форматов

Скорее всего, вы знаете о волшебном индикаторе автозаполнения. Это тонкий черный крестик в правом нижнем углу ячейки, потянув за него, вы можете скопировать содержимое ячейки или формулы в несколько ячеек одновременно. Однако есть неприятный нюанс: такая копия часто нарушает оформление таблицы, поскольку копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за черный крестик, нажмите на смарт-тег, специальный значок, который появляется в правом нижнем углу скопированной области.

Если вы выберете параметр «Заливка без форматирования», Excel скопирует формулу без форматирования и не испортит макет.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel вы можете быстро просмотреть свои географические данные на интерактивной карте, например данные о продажах по городам. Для этого перейдите в Магазин Office на вкладке «Вставка» и установите оттуда подключаемый модуль Bing Maps. Это можно сделать по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку «Загрузить сейчас.

После добавления модуля вы можете выбрать его из раскрывающегося списка «Мои приложения» на вкладке «Вставка» и вставить его в свою электронную таблицу. Осталось выделить ячейки с данными и нажать кнопку Показать локации в форме карты, чтобы увидеть на ней наши данные. При желании в настройках плагина вы можете выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если количество листов в файле превышает 10, их становится трудно просматривать. Щелкните правой кнопкой мыши одну из кнопок прокрутки вкладки листа в нижнем левом углу экрана. Появится оглавление, и вы сможете сразу перейти к любому желаемому листу.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-либо приходилось вручную перемещать ячейки из строк в столбцы, вы оцените следующий трюк:

1. Выделите диапазон.
2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите «Копировать» (Copy).
3. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить данные, и выберите один из параметров «Специальная вставка»: значок «Транспонировать» в контекстном меню. В предыдущих версиях Excel этого значка не было, но вы можете исправить это, используя Специальную вставку (Ctrl + Alt + V) и выбрав параметр «Транспонировать).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в ячейку предполагается ввести строго определенные значения из разрешенного набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т.д.), Это легко организовать с помощью список по спуску.

1. Выберите ячейку (или диапазон ячеек), для которой должно быть это ограничение.
2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Проверка данных).
3. В раскрывающемся списке «Тип» (Разрешить) выберите вариант «Список).
4. В поле «Источник» укажите диапазон, содержащий ссылочные варианты элементов, которые впоследствии будут удаляться по мере ввода.

8. Умная таблица

Если вы выберете диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажмете «Форматировать главную как таблицу», наш список будет преобразован в интеллектуальную таблицу, которая может делать много полезных вещей:

1. Автоматически расширяется при добавлении новых строк или столбцов.
2. Вставленные формулы будут автоматически скопированы во весь столбец.
3. Заголовок этой таблицы автоматически фиксируется при прокрутке и включает кнопки фильтров для фильтрации и сортировки.
4. На отображаемой вкладке «Дизайн» в этой таблице вы можете добавить строку итогов с автоматическим расчетом.

9. Спарклайны

Спарклайны — это миниатюрные диаграммы, нарисованные прямо в ячейках, которые отображают динамику наших данных. Чтобы создать их, нажмите кнопку «Строка» или «Столбцы» в группе «Спарклайн» на вкладке «Вставка». В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, в которых вы хотите отобразить спарклайны.

После нажатия кнопки «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На открывшейся вкладке «Дизайн» вы также можете настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отношения, с которыми вы возились в течение последней половины дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файл?» вдруг почему-то жму «Нет». Офис объявляет ваш душераздирающий крик, но уже слишком поздно: последние часы работы прошли насмарку.

Действительно, есть шанс исправить ситуацию. Если у вас есть Excel 2010, нажмите «Файл» «Последние» (Последние файлы) и найдите кнопку «Восстановить несохраненные книги» в правом нижнем углу экрана).

В Excel 2013 путь немного отличается: Файл управления версиями информации о файле — Свойства — Восстановить несохраненные книги).

В более поздних версиях Excel откройте книгу сведений о файлах».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, в которой сохраняются временные копии всех книг, созданных или отредактированных, но не сохраненных.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel нужно сравнить два списка и быстро найти в них одинаковые или разные элементы. Вот самый быстрый и интуитивно понятный способ сделать это:

1. Выберите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
2. Выберите Home Условное форматирование. Выделите повторяющиеся значения правил ячеек на вкладке «Главная).
3. В раскрывающемся списке выберите вариант Уникальный.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь возились с входными значениями в вычислениях Excel, чтобы получить желаемый результат? В такие моменты чувствуешь себя опытным стрелком: всего пара десятков итераций «недолет — перелет» — и вот он, долгожданный выстрел!

Microsoft Excel может сделать эту настройку быстрее и точнее. Для этого на вкладке «Данные» нажмите кнопку «Анализ« что, если »» и выберите «Вставить поиск цели анализа« что, если »». В появившемся окне укажите ячейку, в которой вы хотите выбрать желаемое значение, желаемый результат и ячейку ввода, которую нужно изменить. После нажатия «ОК» Excel выполнит до 100 «обращений», чтобы найти требуемую сумму с точностью до 0,001.

Если этот обзор не охватил все полезные приемы работы с MS Excel, которые вы знаете, поделитесь ими в комментариях!