1. Сводные таблицы
Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которого можно быстро делать выводы, не возясь с ручными фильтрами и сортировкой. Сводные таблицы можно создать всего за несколько шагов и быстро настроить в зависимости от того, как вы хотите, чтобы результаты отображались.
Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при изменении. Это полезно, если, например, вам нужно регулярно создавать отчеты по одним и тем же параметрам.
Как работать
Исходные данные могут быть любыми: данные о продажах, отгрузке, доставке и так далее.
- Откройте файл с таблицей, данные которой вы хотите проанализировать.
- Выберите диапазон данных для анализа.
- Щелкните вкладку «Вставить сводную таблицу» (macOS, вкладка «Данные», группа «Анализ»).
- Должно появиться диалоговое окно «Создать сводную таблицу».
- Настройте вид данных в таблице.
Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем организовать их и настроить отображение данных в таблице. Отправляем «Сумму заказов» в «Ценности» и «Продавцов», «Дата продажи» — в «Строки». На основании данных разных продавцов за несколько лет сразу подсчитали суммы. При необходимости вы можете расширять его каждый год, квартал или месяц — мы получим более подробную информацию за конкретный период.
Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас есть пять столбцов. Вам просто нужно правильно их разместить и выбрать то, что мы хотим показать. Допустим, сумма.
Вы можете детализировать его, например, по странам. Переносим «страны».
Вы можете увидеть результаты по продавцу. Изменим «Страна» на «Продавцы». Для продавцов результаты будут следующими.
2. 3D-карты
Этот способ просмотра данных с геотегами позволяет анализировать данные и находить модели, имеющие региональное происхождение.
Полезное дополнение. Нет необходимости нигде записывать координаты — достаточно правильно указать географическое название в таблице.
Как работать
- Откройте файл с таблицей, данные которой вы хотите просмотреть. Например, с информацией о разных городах и странах.
- Подготовить данные для отображения на карте: «Основная» «Форматировать в виде таблицы».
- Выберите диапазон данных для анализа.
- На вкладке «Вставка» есть кнопка «3D-карта.
Точки на карте — это наши города. Но нас просто не очень интересуют города — интересно видеть информацию, связанную с этими городами. Например, суммы, которые можно просмотреть по высоте столбца. Когда вы помещаете курсор в столбец, отображается сумма.
Круговая диаграмма в течение многих лет также довольно информативна. Размер круга определяется суммой.
3. Лист прогнозов
В бизнес-процессах часто бывают сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Таблица прогнозов — это наиболее точный инструмент прогнозирования в Excel, чем все предыдущие и текущие функции. Его можно использовать для планирования коммерческих, финансовых, маркетинговых и других услуг.
Полезное дополнение. Для расчета прогноза потребуются данные за предыдущие периоды. Точность прогноза зависит от количества данных за периоды, желательно не менее одного года. Вам нужны одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).
Как работать
- Откройте таблицу с данными за период и соответствующие показатели, например, за год.
- Выберите две строки данных.
- На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогнозов».
- В окне «Создать лист прогноза» выберите диаграмму или линейчатую диаграмму для визуального представления прогноза.
- Выберите дату окончания прогноза.
В приведенном ниже примере у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не цифры, а периоды времени (т.е не 5 марта 2013 года, а март 2013 года).
Для прогнозов на 2014 год необходимы два набора данных: даты и соответствующие значения показателей. Выбираем оба ряда данных.
На вкладке «Данные» в группе «Прогнозы» щелкните «Лист прогнозов». В открывшемся окне «Создать лист прогноза» выберите формат представления прогноза: график или гистограмма. В поле «Окончание прогноза» выберите дату окончания, затем нажмите кнопку «Создать». Оранжевая линия — это прогноз.
4. Быстрый анализ
Эта функциональность, возможно, является первым шагом к тому, что можно назвать бизнес-аналитикой. Приятно, что эта функция реализована максимально удобно — желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Не нужно ничего считать, не нужно писать формулы. Просто выберите желаемый диапазон и выберите, какой результат вы хотите получить.
Полезное дополнение. Мгновенно создавайте различные типы графиков или спарклайнов (микрофотографии прямо в ячейке).
Как работать
- Откройте таблицу данных для анализа.
- Выберите диапазон, который хотите проанализировать.
- Когда выбран диапазон, внизу всегда отображается кнопка «Быстрое сканирование». Он сразу предлагает несколько возможных действий с данными. Например, найдите итоги. Суммы можно узнать, они указаны ниже.
Быстрое сканирование также имеет несколько вариантов форматирования. Вы можете увидеть, какие значения больше, а какие меньше в ячейках самой гистограммы.
Также в ячейки можно поместить разноцветные значки: зеленый — самые высокие значения, красный — самые маленькие.
Мы надеемся, что эти методы помогут вам ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстро покорить вершины этого сложного, но столь полезного приложения с точки зрения числа.
