Сохранение электронной таблицы Excel в формате PDF может сбивать с толку, а готовый файл часто выглядит иначе, чем нам хотелось бы. Вот как сохранить лист как пустой читаемый файл PDF.
Файлы Excel в формате PDF
Существует множество сценариев, в которых вы можете сохранить документ Excel как файл PDF, а не как электронную таблицу. Например, если вы хотите отправить только определенную часть большего листа или не хотите, чтобы он был доступен для редактирования. Однако преобразование файла Excel в PDF может быть немного сложным.
Мы часто не думаем о таблицах Excel как о документах с границами, страницами и полями. Однако, когда дело доходит до преобразования этих файлов в PDF-документы, которые вы можете читать, распечатывать или распространять среди других, вам следует знать об этом. Ваш файл должен быть читаемым и понятным, без случайных столбцов на других страницах или размеров ячеек, слишком маленьких для чтения.
Вот как превратить вашу электронную таблицу в презентабельный PDF-файл для печати.
Настройка страницы
Если вы используете Office 2008 или более позднюю версию, перейдите на вкладку «Макет страницы». Здесь вы увидите несколько опций, сгруппированных в разделе «Параметры страницы». Вот тройка лучших:
- Поля: насколько велико расстояние между краем документа и первой ячейкой
- Ориентация: вы хотите, чтобы ваш готовый файл был в альбомной или книжной ориентации?
- Размер: размер страницы готового документа
По сути, они работают так же, как документы Word, поэтому настройте их в зависимости от того, как должен выглядеть готовый PDF-файл. Имейте в виду, что большинство таблиц Excel лучше читаются по горизонтали, чем по вертикали, если у вас нет нескольких столбцов. На листах, сохраненных в портретной ориентации, есть столбцы, выходящие за пределы конечной области печати, что может затруднить навигацию и чтение документа.
В качестве альтернативы вы можете добавить верхний и нижний колонтитулы к окончательному макету. Щелкните стрелку в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы», затем щелкните вкладку «Верхний / нижний колонтитул». Вы можете выбрать из созданных настроек Office или создать свои собственные с помощью функции «Настроить».
У вас также есть возможность изменить фон вашего отпечатка. Для этого нажмите кнопку «Фон» в «Параметры страницы». Вы можете выбрать изображение на своем ноутбуке или в облаке, и оно будет размещено на всем листе.
Определение области печати и подгонки
Затем вам нужно определить, какую область вы хотите преобразовать в PDF, а также сколько строк и столбцов будет на каждой странице.
Первый способ определить область — использовать щелчок и перетаскивание для выбора всех ячеек в документе. Затем перейдите в Параметры страницы> Область печати> Установить область печати. Это создаст тонкую серую линию вокруг всей области печати. Когда вы создаете свой PDF-файл, все, что находится за пределами этой области, не будет включено. Вы также можете ввести ячейки вручную, щелкнув стрелку в нижнем левом углу и выбрав Таблицы> Область печати».
Как и в случае с Microsoft Word, вы также можете создавать разрывы страниц для сегментирования различных таблиц. Эти разрывы страниц могут быть горизонтальными или вертикальными. Перейдите в ячейку, в которой вы хотите разместить разрыв страницы, щелкните вкладку «Макет страницы» на ленте и выберите «Параметры страницы»> «Разрывы страницы»> «Вставить разрыв страницы». Это создаст разрыв чуть выше и слева от вашей текущей ячейки.
Еще одна важная вещь, которую необходимо сделать, — определить параметр «По высоте лестницы». Справа от настроек страницы вы увидите три варианта: Ширина, Высота и Масштаб. Параметры «Ширина» и «Высота» позволяют указать, на скольких страницах будут отображаться строки или столбцы таблицы. Например, если у вас много строк, но всего несколько столбцов, идеальным вариантом является установка ширины на одной странице. Масштаб, с другой стороны, определяет общий масштаб всей области печати.
Параметры листа
Последнее меню, на которое стоит обратить внимание, — это Параметры листа. Это настройки, которые влияют на внешний вид готового отпечатанного листа. Чтобы получить доступ к параметрам полного листа, щелкните стрелку в нижнем левом углу разделов «Параметры листа».
Вот обзор различных настроек, которые вы можете сделать в этом меню:
- Печатать заголовки: вы можете закрепить определенные строки и столбцы на месте, чтобы они отображались на каждой странице, например заголовки и метки.
- Сетки: настройка отображения линий сетки, то есть линий между ячейками, которые появляются, когда нет затененных краев.
- Заголовки: отображаются заголовки, которые представляют собой фиксированные буквенные (A, B, C) и числовые (1, 2, 3) метки по осям X и Y таблиц Excel.
- Комментарии, примечания и ошибки — в итоговом документе отображаются встроенные комментарии, примечания и предупреждения об ошибках.
- Порядок печати: укажите, нужно ли создавать документ первым или непосредственно перед ним.
Из этого меню вы можете перейти на экран предварительного просмотра, где вы можете увидеть свой окончательный документ. Вы также можете перейти на экран с помощью сочетания клавиш Ctrl + P.
СВЯЗАННЫЕ: Как распечатать аннотированный рабочий лист в Excel
Сохранение или печать в формате PDF
Если ваш документ правильно отформатирован и готов к использованию, есть два способа создать PDF-файл.
Чтобы сохранить файл PDF в Excel, откройте диалоговое окно «Сохранить как» и выберите «PDF» в раскрывающемся меню «Тип файла». Кроме того, вы можете перейти в Экспорт> Экспорт в XPS / PDF. Отсюда у вас есть несколько вариантов. Вы можете решить, оптимизировать ли файл для стандартного или минимального, что определит окончательное качество и размер файла документа. Затем вы можете нажать «Параметры», чтобы выбрать область для публикации:
- Выбор: текущие ячейки, которые вы выбрали
- Активные листы: лист, на котором вы находитесь
- Целые книги: все книги в текущем файле, над которыми вы работаете
- Таблица — определенная таблица, созданная в Microsoft Excel
Вы также можете игнорировать указанную область печати.
Вы также можете распечатать файл в формате PDF. У Microsoft есть встроенный PDF-принтер под названием Microsoft Print to PDF, который можно выбрать в раскрывающемся меню принтера. Если у вас есть другой привод PDF, например Adobe PDF, Foxit или PDF Xchange, вы также можете использовать его. Прежде чем нажимать кнопку «Печать», просмотрите предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все правильно.
