Иногда во время работы в Excel может возникнуть такая неприятная ситуация, как внезапное отключение, например, в случае отключения электроэнергии или системных ошибок. В этой статье мы затронем тему, которая будет актуальна для многих, кто работает в Excel: это потеря информации из-за того, что вы не сохранили документ перед его закрытием. Посмотрим, что предлагает нам Excel, но эти уловки действительно работают в любом приложении MS Office.
Как настроить функцию Автосохранение
Прежде всего следует помнить, что в Excel, как и в других программах, есть функция автосохранения. Чтобы настроить функцию автосохранения, выполните следующие действия:
- Перейдите в меню «Файл документа Excel;
- Нажмите на кнопку «Параметры» и в открывшемся окне выберите пункт «Сохранить;
- В разделе «Сохранить книги» установите флажок «Автоматически сохранять каждую» и укажите интервал сохранения документа в минутах.
Примечание. Укажите более короткий период, особенно если вы можете многое сделать за указанное время и вам нужно чаще сохранять файл. Не увлекайтесь этим, так как частое сохранение, особенно больших файлов, может замедлить работу Excel. Из-за этого период автосохранения иногда увеличивается. В общем, сохранение файла вручную должно стать привычкой, вам поможет горячая клавиша CTRL + S, нажимайте ее регулярно, проблем будет меньше.
Восстановление ранее сохраненного файла
Если вы заметили ошибку в документе, вы можете использовать кнопку «Отменить последнее действие». Но здесь записываются все действия, даже те, которые выполняются в других файлах, поэтому пользоваться этой кнопкой не всегда удобно, особенно если вам нужно вернуть то, что было сделано давно. Следовательно, вам необходимо сделать резервную копию файла, не затрагивая другие книги Excel.
Чтобы восстановить ранее сохраненный файл, сделайте следующее:
- Перейдите в меню «Файл документа Excel;
- В разделе «Управление книгами» вы увидите список различных версий этой книги. Они будут здесь, пока файл открыт, если вы его закроете, список исчезнет;
- Выберите нужную версию из имеющихся. Следовательно, также возможно восстановить несохраненную информацию.
Восстановление несохраненного файла
Очень часто мы создаем новые файлы и, не имея времени на их сохранение, закрываем их, нажимая на кнопку «Не сохранять». Вы также можете восстановить этот файл до времени последнего автосохранения.
Чтобы восстановить утерянный документ, выполните следующие действия:
- Перейдите в меню «Файл документа Excel» и выберите «Подробности;
- Щелкните «Управление книгой» и выберите «Восстановить несохраненные книги;
- В открывшемся окне вы увидите все книги Excel, которые вы ранее не сохраняли на своем компьютере. Excel записывает все ходы;
- Найдите нужный файл и нажмите кнопку «Открыть», чтобы развернуть потерянный файл.
Используйте перечисленные выше методы для восстановления файлов Excel, а не для воссоздания документов. Это значительно упростит работу.
