У многих неопытных пользователей Excel часто возникает вопрос — что такое формула Excel и как вставить ее в ячейку. Многие даже задумываются, зачем это нужно. По их словам, Excel — это электронная таблица. Но на самом деле это отличный многофункциональный калькулятор и, в некоторой степени, среда программирования.
Понятие формулы и функции
И вся работа в Excel строится по формулам, которых огромное количество. Любая формула основана на функции. Это основной инструмент расчета, который возвращает значение на основе данных, переданных после предварительной обработки.
Формула — это набор логических операторов, арифметических операций и функций. Он не всегда содержит все эти элементы. Расчет может включать, например, только математические операции.
Говоря обыденным языком, пользователи Excel часто путают эти понятия. На самом деле граница между ними довольно условна, и часто используются оба термина. Однако для более правильного понимания работы с Excel необходимо знать правильные значения.
Термины, касающиеся формул
Фактически, терминологический аппарат намного шире и включает в себя множество других понятий, которые необходимо изучить.
- Постоянный. Это значение остается неизменным и не может быть изменено. Это может быть, например, число Пи.
- Операторы. Это модуль, необходимый для выполнения определенных операций. В Excel есть три типа операторов:
- Арифметика. Вам нужно складывать, вычитать, делить и умножать больше чисел.
- Оператор сравнения. Требуется для проверки соответствия данных определенному условию. Он может возвращать значение: истина или ложь.
- Текстовый оператор. Есть только один и он нужен для объединения данных – &.
- Связь. Это адрес ячейки, из которой будут взяты данные в формуле. Есть два типа ссылок: абсолютные и относительные. Первые не изменятся, если вы перенесете формулу в другое место. Относительные соответственно меняют ячейку на соседнюю или соответствующую. Например, если вы укажете ссылку на ячейку B2 в одной ячейке, а затем скопируете эту формулу в соседнюю справа, адрес автоматически изменится на C2. Подключение может быть внутренним или внешним. В первом случае Excel обращается к ячейке, расположенной в той же книге. Во втором — в другом. То есть Excel может использовать данные из другого документа в формулах.
Как вводить данные в ячейку
Один из самых простых способов вставить формулу, содержащую функцию, — использовать мастер функций. Чтобы вызвать его, вам нужно щелкнуть значок fx немного слева от строки формул (он находится над таблицей и в нем дублируется содержимое ячейки, если оно не содержит формулы или формула отображается, если есть one Появится это диалоговое окно.
Здесь вы можете выбрать категорию функции и непосредственно ту из списка, которую вы хотите использовать в определенной ячейке. Здесь вы можете увидеть не только список, но и то, что делает каждая из функций.
Второй способ вставки формул — использовать соответствующую вкладку на ленте Excel.
Здесь интерфейс другой, но механика та же. Все функции разделены на категории, и пользователь может выбрать ту, которая ему больше всего подходит. Чтобы увидеть, что делает каждая из функций, вам нужно навести на них курсор мыши и подождать 2 секунды.
Кроме того, вы можете напрямую вставить функцию в ячейку. Для этого нужно начать писать в ней символ ввода формулы (знак равенства =) и вручную ввести имя функции. Этот способ подходит более опытным пользователям, знающим его наизусть. Это сэкономит вам много времени.
После ввода нескольких первых букв появится список, в котором вы также можете выбрать желаемую функцию и ввести ее. Если вы не можете использовать мышь, вы можете перемещаться по этому списку с помощью клавиши TAB. Если это так, просто дважды щелкните соответствующую формулу. После выбора функции появится подсказка, позволяющая ввести данные в правильной последовательности. Эти данные называются аргументами функции.
Если вы все еще используете версию Excel 2003, в ней нет раскрывающегося списка, поэтому вам нужно запомнить точное имя функции и заполнить данные для памяти. То же самое верно для всех аргументов функции. К счастью, для опытного пользователя это не проблема.
важно всегда начинать формулу со знака равенства, иначе Excel сочтет, что ячейка содержит текст.
В этом случае в формуле также будут учитываться данные, начинающиеся со знака плюс или минус. Если после этого в ячейке будет текст, Excel вернет ошибку #NAME?. Если указаны числа или числа, Excel попытается выполнить соответствующие математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление). В любом случае желательно начинать ввод формулы со знака =, как это принято.
Точно так же вы можете начать писать функцию со знаком @, который будет автоматически изменен. Этот метод ввода считается устаревшим и необходим для того, чтобы предыдущие версии документов не утратили часть своей функциональности.
Понятие аргументов функции
Почти все функции содержат аргументы, которые могут быть ссылкой на ячейку, текстом, числом или даже другой функцией. Итак, если вы используете функцию EONEVET, вам нужно будет указать числа, которые будут проверяться. Будет возвращено логическое значение. Если это нечетное число, будет возвращено ИСТИНА. Следовательно, если даже, то «ЛОЖЬ». Аргументы, как вы можете видеть на скриншотах выше, заключены в круглые скобки и разделены точкой с запятой. Также, если используется англоязычная версия программы, в качестве разделителя используется запятая.
Введенный аргумент называется параметром. Некоторые функции их вообще не содержат. Например, чтобы получить текущее время и дату в ячейке, нужно написать формулу = TDATA (). Как видите, если функция не требует ввода аргументов, круглые скобки все равно необходимо указать.
Некоторые особенности формул и функций
Если данные в ячейке, на которую ссылается формула, изменяются, она автоматически пересчитывает данные на основе изменений. Предположим, у нас есть ячейка A1, в которую мы записываем простую формулу, содержащую обычную ссылку на ячейку = D1. Если вы измените содержащуюся в нем информацию, то же значение появится в ячейке A1. То же самое и с более сложными формулами, которые берут данные из определенных ячеек.
важно понимать, что стандартные методы Excel нельзя использовать для того, чтобы одна ячейка возвращала свое значение другой ячейке. Однако эту задачу можно выполнить с помощью макросов, подпрограмм, которые выполняют определенные действия в документе Excel. Но это совсем другая тема, которая явно не для новичков, так как требует навыков программирования.
Понятие формулы массива
Это один из вариантов формулы, который вводится несколько иначе. Но многие не знают, что это такое. Итак, прежде всего, давайте разберемся в значении этого термина. Это намного проще понять на примере.
Предположим, у нас есть формула SUM, которая возвращает сумму значений в определенном диапазоне.
Давайте создадим такой простой диапазон, записав числа от одного до пяти в ячейки A1: A5. Затем мы указываем функцию = СУММ (A1: A5) в ячейке B1. В результате там появится цифра 15.
это уже формула массива? Нет, хотя он работает с набором данных и может называться одним из них. Вносим некоторые изменения. Предположим, нам нужно добавить по одному к каждому аргументу. Для этого функцию нужно выполнять так:
= СУММ (LA1: LA5 + 1). Оказывается, мы хотим добавить единицу к диапазону значений перед вычислением их суммы. Но даже в таком виде Excel этого не захочет. Он должен показать это с помощью формулы Ctrl + Shift + Enter. Формула массива выглядит иначе и выглядит так:
{= СУММ (LA1: LA5 + 1)}
После этого в нашем случае результат будет 20.
Вручную набирать фигурные скобки нет смысла. Это ничего не сделает. И наоборот, Excel даже не подумает, что это функция и просто текст вместо формулы.
Тем временем в рамках этой функции были выполнены следующие действия. Сначала программа разбивает этот диапазон на компоненты. В нашем случае это 1,2,3,4,5. Затем Excel автоматически увеличивает каждое из них на единицу. Затем складываются полученные числа.
Есть еще один случай, когда формула массива может делать то, что не может стандартная формула. Например, у нас есть набор данных, указанный в диапазоне A1: A10. В стандартном случае будет получен ноль. Но предположим, что у нас есть такая ситуация, что ноль нельзя учесть.
Давайте представим формулу, которая проверяет диапазон, чтобы узнать, равен ли он этому значению.
= МИН (ЕСЛИ (A1: A10 0; A1: A10))
Возникает ложное ощущение, что желаемый результат будет достигнут. Но это не так, поскольку для этого требуется использование формулы массива. В приведенной выше формуле будет проверяться только первый элемент, что нас, конечно, не удовлетворяет.
Но если вы превратите его в формулу массива, макет может быстро измениться. Теперь наименьшее значение будет 1.
Преимущество формулы массива в том, что она может возвращать несколько значений. Например, вы можете переставить таблицу.
Поэтому существует много разных типов формул. Некоторые требуют более простых входных данных, в то время как другие требуют более сложных входных данных. Формулы массива могут быть особенно трудными для понимания новичками, но они очень полезны.
