Ошибка Microsoft Excel

Одной из проблем, с которыми сталкиваются пользователи при работе с таблицами в Microsoft Excel, является ошибка «Слишком много разных форматов ячеек». Это особенно часто встречается при работе с таблицами расширения XLS. Давайте разберемся в сути этой проблемы и выясним, как ее можно устранить.

Устранение ошибки

Чтобы понять, как исправить ошибку, необходимо знать ее суть. Дело в том, что файлы Excel с расширением XLSX поддерживают одновременную работу с 64000 форматами в документе, а с расширением XLS — только с 4000. При превышении указанных лимитов возникает данная ошибка. Формат представляет собой комбинацию нескольких элементов форматирования:

• Границы;
• Заполнить;
• Шрифт;
• Гистограммы и т.д.

Следовательно, ячейка может одновременно содержать несколько форматов. Если в вашем документе используется чрезмерное форматирование, это может вызвать ровно одну ошибку. Посмотрим теперь, как решить эту проблему.

Способ 1: сохранение файла с расширением XLSX

Как было сказано выше, документы с расширением XLS поддерживают одновременную работу только с 4000 единиц формата. Это объясняет тот факт, что очень часто у них возникает эта ошибка. Преобразование книги в более современный документ XLSX, который одновременно поддерживает 64 000 элементов форматирования, позволит использовать эти элементы в 16 раз больше, прежде чем произойдет указанная выше ошибка.

1. Перейдите на вкладку «Файл».
2. Затем в левом вертикальном меню нажмите «Сохранить как».
3. Откроется окно сохранения файла. При желании вы можете сохранить его в другом месте, а не там, где находится исходный документ, перейдя в другой каталог на жестком диске. Кроме того, в поле «Имя файла» вы можете при желании изменить его имя. Но это не предпосылки. Эти настройки можно оставить по умолчанию. Основная задача — изменить значение «Книга Excel 97-2003» на «Книга Excel» в поле «Тип файла». Для этого щелкните это поле и выберите соответствующее имя из открывшегося списка. После завершения указанной процедуры нажмите кнопку «Сохранить».

Теперь документ будет сохранен с расширением XLSX, что позволит вам работать с 16-кратным количеством форматов одновременно, чем при работе с файлом XLS. В подавляющем большинстве случаев этот метод позволяет устранить изучаемую нами ошибку.

Способ 2: очистка форматов в пустых строках

Однако бывают случаи, когда пользователь работает с расширением XLSX, но по-прежнему получает эту ошибку. Это связано с тем, что при работе с документом превышен лимит в 64 000 форматов. Кроме того, по некоторым причинам вам может потребоваться сохранить файл с расширением XLS, а не XLSX, поскольку, например, с первым может работать больше сторонних программ. В таких случаях необходимо искать другой выход из сложившейся ситуации.

Многие пользователи часто форматируют пространство для таблицы с полями, чтобы в будущем не тратить на это время при расширении таблицы. Но это совершенно неправильный подход. Из-за этого размер файла значительно увеличивается, работа с ним замедляется, к тому же подобные действия могут привести к ошибке, которую мы обсуждаем в этой теме. Поэтому от подобных эксцессов следует избавляться.

1. Прежде всего, нам нужно выделить всю область под таблицей, начиная с первой строки, в которой нет данных. Для этого щелкните левой кнопкой мыши по числовому названию этой линии на панели вертикальных координат. Выбрана вся строка. Применить, нажав комбинацию клавиш Ctrl + Shift + стрелка вниз. Под таблицей выделен весь диапазон документов.
2. Затем мы переключаемся на вкладку «Главная» и щелкаем значок ленты «Удалить», который находится на панели инструментов «Редактировать». Откроется список, в котором выбираем пункт «Очистить форматы».
3. После этого действия выбранный диапазон будет очищен.

Точно так же вы можете очистить ячейки справа от таблицы.

1. Щелкните имя первого столбца, не заполненного данными на панели координат. Он выбран полностью. Итак, давайте создадим набор из комбинации клавиш Ctrl + Shift + стрелка вправо. При этом выбирается весь диапазон документов, расположенных справа от таблицы.
2. Затем, как и в предыдущем случае, щелкните значок «Очистить» и в раскрывающемся меню выберите параметр «Очистить форматы».
3. После этого все ячейки справа от таблицы будут очищены.

При возникновении ошибки, о которой мы говорим в этом уроке, не лишним будет выполнить аналогичную процедуру, даже если на первый взгляд кажется, что диапазоны внизу и справа от таблицы вообще не форматируются. Дело в том, что они могут содержать «скрытые» форматы. Например, в ячейке может не быть текста или чисел, но для формата выбран полужирный шрифт и т.д., поэтому, если вы получите сообщение об ошибке, не поленитесь выполнить эту процедуру даже для кажущихся пустыми диапазонов. Также не забывайте о возможных скрытых столбцах и строках.

Способ 3: удаление форматов внутри таблицы

Если предыдущий вариант не помог решить проблему, следует опасаться чрезмерного форматирования самой таблицы. Некоторые пользователи форматируют таблицу, даже если она не предоставляет никакой дополнительной информации. Им кажется, что они делают стол красивее, но на самом деле довольно часто со стороны такой дизайн выглядит довольно блекло. Еще хуже, если это приведет к замедлению работы программы или к описанной нами ошибке. В этом случае в таблице следует оставить только действительно значимое форматирование.

1. В те промежутки времени, когда форматирование может быть удалено полностью и это не повлияет на информационное наполнение таблицы, мы проводим процедуру по тому же алгоритму, который описан в предыдущем методе. Сначала выберите диапазон в таблице, который нужно очистить. Если таблица очень большая, то эту процедуру будет удобнее выполнять с помощью комбинаций клавиш Ctrl + Shift + стрелка вправо (влево, вверх, вниз). Если при этом выделить ячейку в таблице, то с помощью этих клавиш выбор будет производиться только в ней, а не в конце листа, как в предыдущем способе.

   Нажмите на кнопку «Удалить», уже известную на вкладке «Главная». В раскрывающемся списке выберите вариант «Очистить форматы».

2. Выбранный диапазон таблицы будет полностью очищен.
3. Единственное, что нужно сделать дальше, — это установить границы в удаленном фрагменте, если они присутствуют в остальной части массива таблицы.

Но для некоторых областей стола этот вариант не работает. Например, в определенном диапазоне можно убрать заливку, но следует оставить формат даты, иначе данные будут отображаться некорректно, границы и некоторые другие элементы. Тот же вариант, о котором мы говорили выше, полностью удаляет форматирование.

Но выход есть, и в этом случае он требует больше времени. В таких обстоятельствах пользователю придется выделить каждый блок ячеек с единообразным форматом и вручную удалить формат, без которого он мог бы обойтись.

Конечно, это долгая и кропотливая задача, если стол слишком большой. Поэтому лучше сразу при составлении документа не злоупотреблять «тонкостями», чтобы потом не было проблем, на решение которых уйдет много времени.

Способ 4: удаление условного форматирования

Условное форматирование — очень полезный инструмент визуализации данных, но чрезмерное использование также может вызвать ошибку, которую мы изучаем. Следовательно, вам необходимо просмотреть список правил условного форматирования, применимых к этому листу, и удалить из него элементы, без которых вы можете обойтись.

1. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Условное форматирование» в блоке «Стили». В открывшемся после этого действия меню выберите пункт «Управление правилами».
2. Затем открывается окно диспетчера правил, в котором вы найдете список элементов условного форматирования.
3. По умолчанию список содержит только выбранные элементы. Чтобы увидеть все правила на листе, переместите переключатель в поле «Показать правила форматирования для» в положение «Этот лист». После этого отобразятся все правила текущего листа.
4. Затем выберите правило, без которого можно обойтись, и нажмите кнопку «Удалить правило».
5. Таким образом мы удаляем те правила, которые не играют важной роли в визуальном восприятии данных. По завершении нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна «Диспетчер правил.

Если вам нужно полностью удалить условное форматирование из определенного диапазона, это еще проще.

1. Выберите диапазон ячеек, который мы планируем удалить.
2. Нажмите кнопку «Условное форматирование» в блоке «Стили» на вкладке «Главная». В появившемся списке выберите опцию «Удалить правила». Далее открывается еще один список. В нем выберите пункт «Удалить правила из выбранных ячеек».
3. После этого все правила в выбранном диапазоне будут удалены.

Если вы хотите полностью удалить условное форматирование, в последнем списке меню вам нужно выбрать опцию «Удалить правила со всего листа».

Способ 5: удаление пользовательских стилей

Кроме того, эта проблема может возникнуть из-за использования большого количества настраиваемых стилей. Также они могут появиться в результате импорта или копирования из других книг.

1. Эта проблема решается следующим образом. Перейдите на вкладку «Главная». На ленте в наборе инструментов «Стили» щелкните группу «Стили ячеек».
2. Откроется меню стилей. Здесь представлены различные стили оформления ячеек, которые представляют собой фиксированные комбинации разных форматов. Вверху списка находится блок «Пользовательский». Эти стили не встроены в Excel изначально, но являются результатом действий пользователя. Если возникает ошибка, которую мы пытаемся исправить, рекомендуем удалить ее.
3. Проблема в том, что встроенного инструмента для удаления групповых стилей нет, поэтому вам придется удалять их отдельно. Наведите курсор на определенный стиль из группы «Пользовательский». Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить…».
4. Таким образом, мы удаляем каждый стиль из блока «Пользовательский», пока не останутся только встроенные стили Excel.

Способ 6: удаление пользовательских форматов

Процедура, очень похожая на удаление стилей, — это удаление пользовательских форматов. То есть мы удалим те элементы, которые не включены по умолчанию в Excel, но включены пользователем или были включены в документ каким-либо другим способом.

1. Прежде всего, нам нужно будет открыть окно форматирования. Наиболее распространенный способ сделать это — щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте документа и выбрать опцию «Форматировать ячейки…» из контекстного меню…».

   

   Вы также можете, находясь на вкладке «Основные», нажать кнопку «Форматировать» в блоке «Ячейки» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Форматировать ячейки…».

   

   Другой вариант вызвать нужное нам окно — это набрать комбинацию клавиш Ctrl + 1.

2. После выполнения любого из действий, описанных выше, откроется окно форматирования. Перейдите во вкладку «Число». В блоке параметров «Числовые форматы» устанавливаем переключатель в положение «(все форматы)». В правой части этого окна есть поле, в котором находится список всех типов элементов, используемых в этом документе.

   Выделите каждую из них курсором. К следующему названию удобнее переходить с помощью клавиши «Вниз» на клавиатуре в блоке навигации. Если элемент находится в сети, кнопка «Удалить» под списком не будет активной.

3. Как только добавленный пользовательский элемент выбран, кнопка «Удалить» становится активной. Нажмите здесь. Точно так же мы удаляем все имена пользовательского форматирования в списке.
4. После завершения процесса обязательно нажмите кнопку «ОК» внизу окна.

Способ 7: удаление ненужных листов

Мы описали действия по решению проблемы только на одном листе. Но не забывайте, что точно такие же манипуляции нужно проделать со всеми остальными скомпилированными таблицами данных в книге.

Также лучше исключить ненужные листы или листы, где дублируется информация. Делается это довольно просто.

1. Щелкните правой кнопкой мыши ссылку на лист, который вы хотите удалить, расположенную над строкой состояния. Впоследствии в появившемся меню выберите пункт «Удалить…».
2. Затем открывается диалоговое окно с запросом подтверждения на удаление ссылки. Нажмите на кнопку «Удалить» внутри».
3. После этого выбранная ссылка будет удалена из документа, а значит, и все элементы форматирования на ней.

Если вам нужно удалить несколько ссылок, размещенных последовательно, щелкните первую из них левой кнопкой мыши, затем щелкните последнюю, но только при нажатой клавише Shift. Все ярлыки между этими элементами будут выделены. Кроме того, процедура удаления проводится по такому же алгоритму, описанному выше.

Но есть еще и скрытые листы, и они могут содержать довольно большое количество разноформатированных элементов. Чтобы удалить излишнее форматирование с этих листов или удалить их совсем, вам нужно сразу увидеть ссылки.

1. Щелкните любую ссылку и в контекстном меню выберите «Показать».
2. Откроется список скрытых листов. Выберите имя скрытого листа и нажмите кнопку «ОК». После этого он отобразится на панели.

Делаем это со всеми скрытыми листами. Итак, давайте посмотрим, что с ними делать: полностью очистить или стереть избыточное форматирование, если информация о них имеет значение.

Но помимо этого существуют так называемые суперскрытые листы, которых вы не найдете в обычном списке скрытых листов. Их можно просматривать и просматривать на панели только через редактор VBA.

1. Чтобы запустить редактор VBA (редактор макросов), нажмите сочетание клавиш Alt + F11. В блоке «Проект» выберите название листа. Здесь отображаются как обычные видимые листы, так и скрытые и суперскрытые. В нижней области «Свойства» посмотрите значение параметра «Видимый». Если установлено значение «2-xlSheetVeryHidden», это суперскрытый лист.
2. Щелкните этот параметр и выберите имя «-1-xlSheetVisible» в открывшемся списке. Затем нажимаем на стандартную кнопку, чтобы закрыть окно.

После этого действия выделенный лист перестанет быть супер-скрытым, а его ссылка отобразится на панели. Также с его помощью вы сможете провести процедуру очистки или снятия.

Как видите, самый быстрый и эффективный способ избавиться от ошибки, обсуждаемой в этом уроке, — это повторно сохранить файл с расширением XLSX. Но если этот вариант не работает или по каким-то причинам не работает, остальное решение проблемы потребует от пользователя много времени и усилий. Кроме того, все они должны использоваться в комбинации. Поэтому лучше не злоупотреблять чрезмерным форматированием в процессе создания документа, чтобы впоследствии вам не пришлось тратить силы на исправление ошибки.