Табель учета рабочего времени предназначен для ввода информации о фактически отработанном времени сотрудниками организации. Я должен сказать, что табель рабочего времени не является строго обязательным — в принципе, он может быть произвольным, т.е каждая компания может использовать свой собственный табель, когда возникает такая необходимость. Однако модуль был разработан и рекомендован для использования Госкомстатом РФ и является предпочтительным.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Форма заполняется сотрудником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо хронометристом, специально нанятым для этой функции. На основании введенной в него информации специалисты бухгалтерии взимают с сотрудников организации заработную плату и другие выплаты. Фактически, табель учета рабочего времени является одним из важнейших бухгалтерских документов. И если малые предприятия могут обойтись без них, то крупным предприятиям необходимо вести эти записи.
В зависимости от принятой в компании системы кадрового учета табель может быть сформирован единым для всех сотрудников организации или в каждом подразделении может вестись отдельно.
Табель учета рабочего времени является обычным документом, то есть новую копию необходимо делать каждый месяц, поэтому порядковый номер расписания будет равен порядковому номеру месяца, в котором он был создан. Период расписания охватывает каждый день месяца.
Табель учета рабочего времени можно заполнить как в электронном, так и в письменном виде. Однако после ввода всей необходимой информации ее все равно придется распечатать для подписей менеджеров.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнем с формы T-13, которая сейчас используется гораздо чаще для ведения расписания.
Единая форма Т-13 или электронный табель рабочего времени хорошо известен сотрудникам отдела кадров. Это не единственный, но, безусловно, самый распространенный способ учета отработанных часов. Если вы ведете журналы вручную, вам следует использовать форму T-12.
Табель учета рабочего времени — это знакомый инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма T-13 позволяет подробно фиксировать причины неявки на работу, включая студенческие каникулы во время сессии, повышение квалификации и различные виды отпусков по инвалидности. Срок заполнения документа может быть менее 31 дня.
Заполненный Т-13 является основой для расчета заработной платы.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц аналогичного содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа наносится в соответствии с внутренними требованиями по ведению расписания.
Название отдела также указано вверху. Обратите внимание, что руководитель этого отдела (даже если заполнение табеля учета рабочего времени не входит в его обязанности) должен подписать заполненную форму.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Наиболее распространена сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможна сортировка по штатной численности (столбец 3).
В столбце 4 ставим количество голосов за день:
Я (явка) рабочий день,
На выходные,
ОТ — отпуск,
РП — явка в свободный день (работа свободная),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
Y — учебный отпуск с вызовом из учебного заведения,
Б — больничный с листом нетрудоспособности,
Т — неоплачиваемый больничный лист без больничного листа.
Под знаком я поставил количество отработанных часов в этот день. В столбце 5 мы суммируем количество «I» в строке и количество часов. Получаем 4 значения за 2 половины месяца. В столбце 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работам за месяц.
Количество часов для случаев C, OT, K, B и других не указано в четвертом столбце. Для этого есть 10-13 столбцов.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть разными (например, числовыми). Конкретный формат заполнения не требуется законом.
Обозначение X показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разделен на две строки с неравными значениями. Для месяцев с 30 днями (например, ноябрь, столбец будет выглядеть так (для удобства 31-е «несуществующее» число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии составлен Т-13 для февральских визитов.
В столбцах 7–9 указывается код платежа, количество дней и тип начисления. В нашем примере используются коды:
- 2000 год — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по инвалидности),
- 2012 г. — каникулы.
Альтернативное решение
Некоторые компании утверждают слегка упрощенную версию расписания без подробного объяснения причин упущений. В столбце 4 указано всего 2 кода:
- Я рабочий день
- N — неработающий день.
Этот метод может быть неудобным, поскольку он не учитывает больничные.
Частные случаи
Это зависит от позиции компании. Эти дни можно засчитать как рабочие (I), или их можно засчитать как повышение квалификации (ПК). Ставка выплат также может варьироваться.
Да, может быть, если будет специальный приказ о продлении рабочего дня. Сверхурочная работа может быть отмечена знаком C.
- Как я могу заполнить T-13 для персонала, посещающего конференции и другие учебные мероприятия?
- Может ли код иметь значение более 8 часов?
- В чем разница между табелями учета рабочего времени Т-12 и Т-13?
Первый — это форма ввода вручную. Второй — электронный. Многие бухгалтерии уже перешли на Т-13, так как его можно собирать автоматически с помощью специальной программы.
Форма Т-12
Во-первых, как и в любом другом трудовом документе, вы должны сначала ввести реквизиты организации в табель учета рабочего времени: ее полное название с кодом ОКПО (вам нужно получить его из регистрационных документов), организационно-правовой статус (ИП, ООО , ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение (отдел), для которого ведется табель учета рабочего времени (при необходимости).
Затем вы должны ввести в соответствующий столбец номер документа для внутреннего документооборота, а также указать отчетный период, который учитывается в этом расписании.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть расписания включает буквенные и цифровые коды, используемые для заполнения необходимой информации о сотрудниках, а также их расшифровку. Они должны быть включены в основную часть табеля рабочего времени, чтобы кратко и четко отразить количество времени, фактически проведенное тем или иным сотрудником на рабочем месте, а также причины его отсутствия на работе. Если специалистам отдела кадров необходимо ввести какие-то дополнительные коды в эту форму табеля успеваемости, их можно разработать самостоятельно и занести в эту таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле успеваемости является основным: именно в нем фиксируется рабочее время. Сначала в первом столбце этого раздела нужно ввести порядковый номер сотрудника, а затем, во втором, его ФИО (желательно ФИО и отчество, чтобы не было путаницы и ошибок). В третьем столбце необходимо ввести регистрационный номер сотрудника, присвоенный ему при трудовых отношениях (он индивидуальный и никогда не повторяется).
В табеле успеваемости для каждого сотрудника есть две строки: они содержат зашифрованную информацию о наличии или отсутствии работы в каждый календарный день месяца. Кроме того, необходимо сразу указать причину неявки на рабочее место.
Причина указывается в верхнем ряду перед полным именем сотрудника, а в нижнем ряду — количество фактически отработанных часов, а если сотрудник не явился на рабочее место, нижнюю ячейку можно оставить пустой.
Следующим шагом является вычисление общего количества часов и дней, фактически проработанных за двухнедельные периоды, и результат вычислений за месяц в конце таблицы.
При этом следует внимательно следить за тем, чтобы общее количество календарных дней в месяце совпадало с количеством рабочих, выходных и праздничных дней, указанным для каждого сотрудника.
Надо сказать, что иногда лица, ответственные за заполнение табеля, вносят в него только ту информацию, которая касается дней, в которые работник отсутствовал на рабочем месте. Однако этот вариант может привести к личным и бухгалтерским ошибкам, поэтому использовать его не рекомендуется.
Дата и подписи ответственных лиц
После заполнения табеля ответственный сотрудник должен указать свою должность, а также расписаться в соответствующих ячейках с обязательной расшифровкой. Табель учета рабочего времени также должен быть утвержден руководителем структурного подразделения или директором предприятия — также с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно ввести, — это дата заполнения табеля.
