С помощью горячих клавиш пользователям намного проще работать на компьютере, потому что в этом случае можно заменить несколько действий одним. Эта функция особенно важна для офисной программы Microsoft Excel. Он предназначен для облегчения работы с массивами различных данных.
Рекомендуется ознакомиться с наиболее популярными сочетаниями клавиш, используемыми в различных версиях приложения. Стоит отметить, что в Excel 2003 нет ярлыков для панели быстрого доступа. Эта функция была предложена в Excel 2007.
Самые популярные сочетания клавиш
При нажатии представленных комбинаций выполняются основные команды. При описании сочетаний клавиш символ «+» используется для обозначения однократного нажатия кнопок, расположенных слева и справа от этого знака. Сочетания клавиш указаны в скобках. Одновременно можно удерживать одну, две, три или более кнопок клавиатуры.
Обычно служебные ключи:
— Ctrl;
— Переложить;
— Альт.
Их нужно сначала прижать. Затем, удерживая кнопки нажатыми, используются другие сочетания клавиш, входящие в эти комбинации. Чтобы создать новый файл, нажмите (Ctrl + N). Когда вы заходите в меню или открываете файл, примените (Ctrl + O). Вы можете сохранить данные, используя (Ctrl + S). Для выполнения используется команда «Сохранить как» (F12).
Для печати документа используйте (Ctrl + P). Если нужно закрыть файл, нужно нажать (Ctrl + F4). Действия отмены и повтора выполняются с помощью сочетания клавиш (Ctrl + Z) и (Ctrl + Y) соответственно. Чтобы начать создание формулы, нужно нажать (=). Комбинация (Alt + F4) используется для закрытия файла. При добавлении столбца он применяется (Ctrl + Shift + кнопка плюс). Чтобы вставить новый лист, нужно нажать (Shift + F11). Чтобы вызвать диалог для создания таблицы, щелкните (Ctrl + L). Нажатие (Alt + Enter) сжимает текст в ячейке.
Операции навигации При выполнении переходов используются следующие сочетания клавиш:
• открыть окно «Перейти» — (Ctrl + G);
• перейти в ячейку справа — (Tab);
• перейти в ячейку слева — (Shift + Tab);
• перейти на один экран вверх — (PageUp);
• перейти на один экран вниз — (Page Down);
• перейти на следующий лист — (Ctrl + Page Down);
• перейти на предыдущий лист — (Ctrl + PagUp);
Для области данных используются следующие сочетания клавиш:
• в начальную ячейку — (Ctrl + Home);
• в последнюю ячейку — (Ctrl + End);
• в сторону стрелки к первой ячейке — (Ctrl + Arrow).
Для перемещения между листами открытой книги используйте (Ctrl + F6).
Форматирование текста и ячеек
Ниже приведены сочетания клавиш, используемые для форматирования текста в определенной ячейке или области ячеек. В этих комбинациях кнопка Ctrl используется вместе с другими клавишами, указанными в подразделе в круглых скобках.
Поэтому используются следующие обозначения:
1. Характер:
— жирный — (B);
— подчеркнутый — (U);
— курсив — (3);
— зачеркивание — (5).
2. Меню:
— сменить символ — (Shift + F);
— размер шрифта — (Shift + P).
3. Примените стиль границы — (Shift + 7).
4. Удалить все границы — (Shift + подчеркивание).
5. Вызовите меню:
— форматирование ячеек — (1);
— выбор персонажа — (Shift + F);
— выбор размера шрифта — (Shift + P).
6. Установите формат:
— процент — (Shift + 5);
— числовой — (Shift + 1);
— сейчас — (Alt + 2);
— дата — (Alt + 3);
— наличные — (Alt + 4);
— валюта — (Shift + 4);
— общий (для удаления форматирования) — (Shift + #).
Выделение и редактирование текста
Чтобы выделить весь лист, нажмите (Ctrl + A). Чтобы указать полную строку, используйте (Shift + Пробел). При выборе всего столбца примените (Ctrl + Пробел). Чтобы обозначить матрицу ячеек в направлении стрелки, вам необходимо использовать (Shift + стрелка), матрицу ячеек, которая включает все данные из книжного листа — (Ctrl + Shift + 8).
Для редактирования текста используются следующие команды:
• вырезать выделенный текст — (Ctrl + X);
• скопировать выделенный текст — (Ctrl + C);
• вставить из буфера обмена — (Ctrl + V);
• удалить символ от курсора справа — (Удалить);
• удалить символ слева от курсора — (Backspace);
• изменить активную ячейку — (F2);
• удалить текущее значение и изменить активную ячейку — (пробел).
Другие сочетания клавиш
Чтобы открыть окно текстового поиска, нажмите (Ctrl + F). Для замены текста рекомендуется использовать (Ctrl + H). При выборе стиля предусмотрена комбинация (Alt + ‘). Чтобы создать диаграмму в автоматическом режиме на новом листе, нажмите (F11). Для редактирования комментария к ячейке используйте клавиши (Shift + F2). Вы можете рассчитать автоматическую сумму указанных ячеек в столбце, используя (Alt + =). Также стоит поговорить о том, как Excel предлагает объединять ячейки. В этом случае сочетания клавиш не используются. Правда, есть секреты, облегчающие эту задачу.
Алгоритм действий
При объединении ячейки в Excel у пользователей часто возникают определенные трудности. Это связано с тем, что во время этой операции пропадают данные во всех ячейках объединенной области. Левый верхний угол — исключение. В первую очередь следует выделить область ячеек, которую необходимо объединить. Затем вам нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в области выбора. Когда откроется меню, нужно выбрать пункт «Форматировать ячейки…». В результате появится окно, в котором нужно выбрать вкладку «Выравнивание». Также вы должны установить флажок «Объединить ячейки».
Для этого нет горячих клавиш. Объединить ячейки легко, используя специальную кнопку «Объединить и центрировать», расположенную в главном меню. Если вам не нужно вводить данные по центру, вам нужно нажать на метку справа от кнопки. Когда меню исчезнет, выберите нужный пункт. Рекомендуется установить эту кнопку на панели быстрого доступа, если вы планируете часто использовать эту операцию. Чтобы сохранить информацию из других ячеек в объединенной области, кроме левого верхнего угла, вам необходимо переместить содержимое в другое место. Вы также можете добавить данные в эту ячейку с помощью команд «Копировать» и «Вставить».
Вставьте строку с помощью горячих клавиш
Пользователям Excel часто приходится вставлять строку в рабочий лист. Для этого используйте сочетание клавиш Ctrl и знак плюса. Обратите внимание, что эта операция требует выбора строки, над которой вы хотите вставить новую. Это можно сделать с помощью комбинации горячих клавиш (Shift + Пробел). Также это действие выполняется щелчком левой кнопки мыши по числовой области слева от соответствующей строки. В этом случае курсор должен иметь форму стрелки.
Если строка не выбрана, нажатие (Ctrl + знак плюса) открывает меню «Добавить ячейки», предлагая выбрать то, что вы хотите вставить:
— ячейки со смещением вниз или вправо;
— веревка;
— столбец.
Вы можете удалить строку, используя (Ctrl + знак минус). Сначала вам нужно выбрать его, затем вы должны нажать эту комбинацию клавиш. Если вы нажмете кнопку Alt, в строке меню откроются подсказки, соответствующие определенным разделам.
Специальная вставка в Excel
Часто пользователям нужно только ввести значения или формулы в ячейку. Для выполнения этих операций предусмотрена опция «Специальная вставка». Чтобы вставить ячейку, используйте сочетание клавиш (Ctrl + Alt + V). При нажатии открывается диалоговое окно «Специальная вставка». Если вы сначала не скопируете или не вырежете запрошенный объект, он будет недоступен. В окне нужно выбрать конкретный пункт:
— формулы;
— форматы;
— стоимость и так далее.
Варианты для этого будут предложены пользователю.
Используя эту статью, вы легко сможете использовать горячие клавиши. Чтобы понять их и управлять ими, представлена полная информация выше. Как вы понимаете, в статье описан не весь список комбинаций. На самом деле их гораздо больше. Однако эти комбинации являются базовыми. Они используются для выполнения часто используемых команд.